Deep Dive: Compliance in Banking si Insurance

Compliance poate fi ceva usor de obtinut si automatizat cu solutia IT potrivita. 

In organizatiile mari compliance-ul este esential. El inseamna proceduri respectate riguros, trasabilitate a deciziilor si responsabilitatilor si istoric complet de versiuni al documentelor intr-o arhiva inteligenta. Un singur sistem IT implementat in mai putin de doua luni le poate asigura pe toate. Haide sa vedem cum. 

Proceduri Respectate Riguros 

Cum te poti asigura ca angajatii respecta procedurile organizatiei? Oricate training-uri, penalizari si sisteme de incenives exista, singura varianta reala este cea a digitalizarii. Asigurandu-va ca nu le dati de ales, in sensul in care sistemul prin care indeplinesc sarcinile pe care le au in cadrul proceselor le impune structura si actiunile pe care le pot face. 

Procesul, cu toate etapele si ramificatiile sale, este clar definit in cadrul sistemului IT. Odata demarat, aplicatia solicita documentele si informatiile necesare, si in functie de ele plaseaza acea solicitare pe fluxul necesar de lucru. Apoi, fiecare angajat responsabil primeste, in ordinea stabilita, sarcina clara pe care o are de indeplinit in cadrul procesului. 

Poate fi vorba de semnarea digitala a unui contract, validarea unei note interne, solicitarea unui comentariu, modificari sau adaugari. Poate fi vorba de afilierea acelei solicitari unui client, furnizor sau batch de productie, in functie de tipul procesului, conectand procesul la date existente in oricare din sistemele IT ale organizatiei. 

Fiecare angajat deschide ‘Virtual Desk’, unde poate vedea toate sarcinile pe care trebuie sa le indeplineasca in cadrul mai multor procese ce sunt in lucru la nivelul organizatiei. Nu are cum sa le rateze, pentru ca pana cand nu indeplineste sarcina, ea ramane in lista, iar daca prea mult timp trece sistemul va notifica angajatul in aceasta privinta. 

Odata ce angajatul indeplineste sarcina, sistemul stie exact la cine se duce stafeta, si procesul continua pana este finalizat. Libertatea de a gresi este, astfel, eliminata. 

Trasabilitate a Deciziilor 

Fiecare angajat, in Virtual Desk-ul sau, poate vedea si procesele pe care le-a demarat, si stadiul in care se afla in fiecare moment. Poate fi deci urmarita indeplinirea unei proceduri, vazand exact ce s-a facut, ce s-a decis, si cine lucreaza in acest moment pe ea. 

Pe langa asta, utilizatorii autorizati pot vedea un overview al departamentului, Management Dashboard. Acolo pot vedea toate procesele din departament, cine lucreaza pe ele, si pot urmari angajatii cu cea mai mare incarcatura pentru a o redistribui in scopul eficientizarii departamentului. 

Nu in ultimul rand, pentru fiecare proces exista un istoric complet al deciziilor si etapelor. Cum s-a aprobat acest credit? Simplu, cautam cererea dupa numele clientului, si ne uitam pe toate deciziile luate, toate documentele implicate si vedem exact cine a aprobat, modificat, sau semnat orice. 

Arhiva Inteligenta

Compliance inseamna grija tuturor informatiilor implicate in procese. Fiecare document din cadrul organizatiei se afla central in arhiva digitala, cu istoric complet de versiuni, cu toate modificarile ce i-au fost aduse de-al lungul timpului. 

O simpla cautare a numelui unui furnizor, spre exemplu, poate duce la toate documentele si datele existente in toate sistemele organizatiei despre acel furnizor. La fel pentru un client, un birou, un broker, sau orice alta entitate in jurul careia s-au indeplinit diverse procese. 

Arhiva inteligenta inseamna si notificarea angajatilor in cazul expirarii anumitor documente esentiale pentru a demara un proces de inlocuire. Arhiva inteligenta a documentelor inseamna si compliance GDPR, cu abilitatea de a aduna toate informatiile si documentele afiliate unui client pentru a fi stersa la apasarea ununi buton, la cererea clientului. 

Pare Complicat? 

Nu este. Un asemenea sistem pe platforma OnBase poate fi implementat in mai putin de doua luni cu toate procesele configurate in jurul nevoilor voastre. 

Fiecare angajat are Virtual Desk-ul sau unde vede ce are de facut. Angajatii pot colabora pe documente, date si sarcini, si sistemul are in vedere indeplinirea corecta a proceselor. 

Toate documentele si datele afiliate sunt conectate intre ele, usor de gasit din Digital Drawer, unde angajatii le pot cauta sau gasi sub structura de folders relationate. 

Asta obtii cand ai capabilitati complete de Document Management, combinate cu cele de Process Automation si de Work Management. Toate intr-un singur sistem de la Matricia Solutions, pe platforma updatabila, configurabila si scalabila OnBase. 

Contacteaza-ne sa vedem cum putem implementa acest sistem la tine in organizatie.

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!