Angajatii genereaza solicitarea, selectand tipul, si incarca documentele si informatiile in sistem fie scanate fizic fie direct din mail. Sistemul le clasifica si indexeaza inteligent pentru a fi usor de gasit in foldere sau prin search in functie de tip, data, si altele.

Angajatii pot apoi stabili catre ce persoana din organizatie trebuie sa ajunga documentul sau dosarul de documente in functie de procesul companiei. 

Fiecare angajat de pe flux primeste dosarul, este notificat, si poate interactiona cu el: completa, comenta, nota, semna, aproba, respinge. Apoi, persoana respectiva decide, stiind procedura, urmatoarea persoana catre care documentul/solicitarea trebuie trimisa.

Orice proces ce are la baza informatii si documente poate fi demarat ori de registrator cand este vorba de o solicitare externa ori de un angajat pentru proceduri interne. Un singur sistem poate gestiona plangeri, fluxuri de aprobare contracte, cereri de achizitii, etc. 

Toate deciziile si procesele au trasabilitate, fiecare angajat stie ce are de rezolvat, si toate documentele se pot gasi, cu istoric complet, in arhiva digitala sau hibrida. 

Pornind de la 1-Step se pot configura fluxuri predeterminate pentru procesele ce necesita functii dedicate si eficienta maxima: contracts management, expense requests, loan approval, claims management, etc. 

Se pot configura sabloane de contracte diferite in functie de tip. Cand un nou contract trebuie generat, se completeaza campurile in formularul digital OnBase si sistemul populeaza sablonul automat. 

Fiecare contract are istoric complet al tuturor schimbarilor afisat direct in word. Contractul poate fi trimis catre client/furnizor cu functia ‘Send to Third-Party’. Odata ce acesta il trimite inapoi modificat, OnBase va marca automat toate schimbarile fata de versiunea initial trimisa. 

Se pot pune post-its pe documente si orice decizie se poate lua in functia de chat pe contract.

Toate documentele relationate (acte aditionale, facturi, etc.) circula impreuna. Direct din contract se pot accesa toate celelalte documente afiliate contractului. 

Intregul proces de compunere, modificare si aprobare a contractelor este rapid, cu risc de eroare minim si trasabilitate totala.

Orice cerere de achizitie se poate genera din OnBase printr-un formular digital, atasand documentele necesare. Se introduce costul si selecteaza bugetul alocat in functie de tip pentru verificarea sumei. 

Cererea de achizitie intra pe un flux automat de aprobare, in functie de tip.

Utilizatorii autorizati pot genera si modifica bugete pentru proiecte sau categorii de achizitii. Se poate solicita (re)alocarea de fonduri. Orice modificare sau solicitare se face dintr-un formular, cu documentele necesare. Ea intra pe un flux de aprobare in functie de tip. 

Se pot pune post-its pe documente si orice decizie se poate lua in functia de chat pe contract.

Sistemul poate include componenta de compunere, modificare si aprobare a contractelor, cu integrarea modificarilor furnizorilor. 

Orice factura poate fi introdusa in sistem. Ele intra pe un flux de plata si se poate urmari stadiul in care se afla fiecare. Totul cu integrare totala cu sistemul ERP. 

Expense request, contract cu acte aditionale si factura, alaturi de documentatia de livrare si bugetul aferent la un loc in sistem pentru trasabilitate deplina si audituri facile.