Cum Organizam Sarcini si Documente in Organizatii

Sarcini fara documente sunt goale, iar documente fara sarcini sunt oarbe.

Sarcini fara documente sunt goale, iar documente fara sarcini sunt oarbe. De aceea este important ca cele doua sa lucreze impreuna, sa fie coordonate impreuna si organizate impreuna. 

Majoritatea sarcinilor organizationale au la baza documente, si toate documentele sunt afiliate unor sarcini, fie ca este vorba de plata unei facturi, compunerea si semnarea unui contract, verificarea datelor de expirare a materiei prime sau deschiderea unui cont in banca pentru un nou client. Din acest motiv, un sistem IT de process automation care gestioneaza doar sarcini si procese fara sa organizeze documente sau de document management care nu lucreaza cu sarcini si fluxuri nu poate cu adevarat ajuta organizatia sa isi atinga potentialul si sa obtina castiguri substantiale in termeni de eficienta. 

Documentele din Sarcini

In OnBase, utilizatorul deschide meniul sau, vede ce sarcini are de indeplinit si are posibilitatea de a crea noi sarcini de diverse tipuri. Daca deschide o sarcina existenta, aceasta poate fi, spre exemplu, semnarea unui contract. Utilizatorul vede informatiile sarcinii, responsabilii, actiunile precedente si o poate indeplini pentru a o trimite mai departe pe flux. Evident, utilizatorul poate vedea contractul si, daca este cazul, actele aditionale care sunt in mod convenabil plasate in meniul sarcinii. Toate documentele se deschid in MS Word cu Track Changes, si utilizatorul poate vedea modificarile facute inainte sa ajunga la el. 

In mod similar, daca utilizatorul decide sa creeze o noua sarcina, acesta poate completa informatiile necesare (tipul, numele, responsabilii, pasii, clientul/furnizorul/departamentele aferente, etc). Alaturi de aceste date, utilizatorul poate atasa documente sau compune noi documente folosind functia de sablon (completeaza un formular electronic, selecteaza din lista de sabloane si sistemul populeaza automat sablonul cu informatiile din formular). Apoi, utilizatorul poate trimite sarcina catre alt departament sau angajat fie pe un flux de aprobare standardizat sau selectand din lista destinatarul si comunicand actiunile asteptate de la acesta (semnare, verificare, comentarii, pareri, completari, atasari de noi documente, etc). 

Ce Face Sistemul cu Aceste Documente 

In principiu, le organizeaza. Ca orice sistem complet de Document Management, el identifica metadatele documentelor din informatiile sarcinilor la care sunt atasate si astfel intelege natura si scopul acestor documente. Apoi, pe baza acestor informatii, si a celor prezente in document (da, sistemul poate citi documentul si identifica informatiile cheie), el le ordoneaza pentru a fi usor de gasit. 

Spre exemplu, in cazul compunerii unui contract, sistemul stie din natura sarcinii ca este vorba de contract management. Uitandu-se in metadatele sarcinii si in continutul documentului, intelege care este furnizorul sau clientul vizat de acest contract, care este data semnarii sau compunerii sale, care este data de expirare, si ce categorie de contract este in functie de departamentul care il solicita. Folosind toate aceste date, sistemul plaseaza documentul digital in locul care i se potriveste, alaturi de alte documente conexe (actele aditionale). El poate astfel fi gasit cautand contracte generate la acea data, sau aferente acelui furnizor/client/departament, dupa tip si data de expirare, sau dupa orice alta informatie pe care sistemul a inregistrat-o despre acel set de documente. Este important de inteles ca toate aceste lucruri se intampla automat, in spate, cand utilizatorii nu fac nimic altceva decat sa ataseze documente unor sarcini. 

Similar, daca la o banca un client vrea sa isi deschida cont, angajatul bancii genereaza sarcina ‘Deschidere Cont’ si completeaza datele, incarcand documentele solicitate de sistem in ordine. Sistemul ataseaza metadate si le organizeaza dupa data, numele clientului, filiala, tip de relatie, etc. 

Si Unde Sunt Documentele? 

In cloud! Sau pe serverele organizatiei, in functie de tipul de implementare. Orice angajat cu nivelul necesar de acces le poate cauta si gasi. Ele sunt organizate in trei feluri: 

  1. In sistem de File Cabinets, pe structura ierarhica de foldere. Cu toate astea, documentul avand multiple metadate, el poate fi gasit in mai multe foldere diferite dupa data, client, sucursala, sau alta informatie ce il descrie. 
  2. In sistem de Search, pur si simplu folosind filtre si cautare cu keywords pentru a il gasi. 
  3. Intr-un dashboard customizat (contracte in vigoare, facturi neplatite, certificate de expirare materie prima in stoc, etc.) in jurul clientului, furnizorului, sucursalei, din OnBase sau din alt sistem organizational (toate documentele aferente unui furnizor pot fi accesate direct din profilul acestuia din ERP-ul companiei). 

Astfel, ele sunt usor de gasit de oricine are nevoia si dreptul de a le accesa. Mai mult, sistemul de arhivare respecta legislatia GDPR, astfel fiind capabila sa stearga automat toate documentele necesare in cazul in care relatia cu un furnizor/client este incheiata sau pur si simplu pe baza unor termeni de expirare. 

Ce Inseamna Toate Acestea Pentru Munca Noastra? 

E simplu, angajatii isi vad de sarcini, de ceea ce au de facut, si sistemul se ocupa automat de tinerea in ordine a documentelor si de garantarea accesului facil catre ele. Documentele nu sunt scopul organizatiei, ci doar un mijloc de indeplinire a proceselor si livrare a serviciilor pe care le livrati catre clienti si OnBase se asigura ca nu mai este nevoie sa va faceti un scop din gestiunea lor. 

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!