Asset Management Ordonat: Documente, Sarcini, Procese

Flota auto, utilaje de productie, sisteme IT si imobiliare, toate au zeci de documente si sarcini…

Si in organizatia ta exista zeci de asset-uri precum vehicule, masinarii industriale, si proprietati imobiliare detinute sau inchiriate, toate avand ceva in comun: multe informatii, documente si sarcini afiliate fiecareia dintre ele. 

Aplicatia Digital Desks de Asset Management este menita sa le ordoneze pe toate, astfel incat sa existe un singur sistem in care se afla toate informatiile, sarcinile si termenele legate de gestiunea proprietatilor organizatiei. 

Imagineaza-ti ca doar cauti in structura ierarhica sau cu search asset-ul dorit, apesi pe el si brusc se afiseaza toate informatiile, istoricul, documentele relationate acelui asset. Magic! 

Documente 

Fise de leasing, fise de service, asigurari, documente afiliate daunelor din istoric, certificate de calitate, contracte, facturi… Fiecare asset are multiple asemenea clase de documente care trebuie organizate. In Digital Desks trebuie doar sa cautati asset-ul dorit si veti gasi toate documentele acolo. Puteti cauta direct documentele in functie de tip. 

Cand un nou document este incarcat, sistemul il relationeaza cu celelalte documente similare si il afiliaza asset-ului potrivit. 

Informatii

Fiecare asset are o serie de informatii, de la clasa, la furnizor, persoane responsabile de gestiunea lui, companii de asigurare, si altele asemenea. In momentul in care asset-ul este creat in aplicatie, toate aceste informatii sunt solicitate (alaturi de documentele necesare), si sunt completate prin formularul digital de catre cel care il adauga. Apoi, pe parcursul vietii sale, sarcini precum revizii, modificari, update-uri vor veni cu informatiile lor suplimentare si vor aparea in dreptul asset-ului relevant. 

Sarcini

Orice asset important implica si o serie de sarcini in jurul sau. Fie ca este vorba de reinnoirea asigurarii, trimiterea in service, raportarea si rezolvarea unei daune cu asiguratorul, cineva trebuie sa tina cont de ele. Acel cineva poate fi sistemul Digital Desks by Matricia Solutions. Astfel, pentru fiecare asset, in functie de clasa, sistemul stie care sunt posibilele sarcini. Spre exemplu, la o masina, odata facut ITP-ul, sistemul va cere data de expirare, iar cand aceasta va veni va crea automat sarcina si asigna-o personaei responsabile de gestiunea acelei masini. 

Anumite sarcini mai complexe, mai ales cele intalnite la crearea acelui asset pot implica fluxuri de lucru inter-departamentale. Spre exemplu, la achizitia sau vanzarea unui asset pot exista interactiuni intre responsabilii achizitiei si departamentul de legal pentru contract (aici intervine aplicatia Digital Desks de Procurement). La expirarea leasing-ului pot fi implicati terti pentru achizitia finala a asset-ului sau predarea sa. Toate aceste procese implica sarcini distribuite mai multor angajati din echipa. Ei le vad in lista lor de Pending Tasks. Toate aceste sarcini pot implica documente, aprobari, note, informatii suplimentare si pasi concreti. 

Sistemul asigura, deci, trasabilitatea totala a acestor fluxuri de lucru. Ele nu mai pot fi uitate, caci la fiecare pas cel responsabil trebuie sa marcheze sarcina drept fiind indeplinita pentru a disparea din Pending Tasks. 

Sistemul se asigura ca procesul este indeplinit corect, iar angajatii nu trebuie decat sa isi vada de sarcinile lor, fara nevoia de a se preocupa de indeplinirea macro a sarcinilor. 

‘Toate asset-urile sunt tinute intr-o singura aplicatie simpla care face document management, work management, si process automation. Ea se adapteaza pe clasele voastre, hierarhiile si procesele voastre. Ce ramane, insa, este extrem de simpla, si cu toate astea foarte inteligenta. 

Asta consideram noi ca inseamna digitalizarea strategica.’ 

Horia Negulescu, Managing Partner Matricia Solutions 

Contacteaza-ne ca sa vedem cum ar arata aceasta aplicatie in organizatia voastra!

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!