Transformarea prin Digitalizare este mai importanta decat ‘Transformarea Digitala’

Noi folosim expresia ‘transformare digitala’ pentru ca este un buzzword. E buna pentru SEO si pentru hashtag-uri pe LinkedIn. Este buna pentru ca a devenit umbrela sub care stau toate initiativele de digitalizare de business, si atunci toata lumea stie despre ce vorbesti. Cu toate astea, noua nu ne place aceasta expresie, pentru ca ea impinge organizatiile intr-o paradigma gresita de business, in care atat transformarea cat si digitalizarea sunt scopul final.

Cuvantul transformare sperie

Nimanui nu ii este confortabil sa auda ca trebuie sa se ‘transforme’. Transformarea este, prin definitie, un lucru inspaimantator pentru multi. Si este normal sa fie, pentru ca ea, prin definitie, sugereaza o schimbare radicala a felului nostru de a fi si de a face lucrurile. Nefericirea acestei asocieri de termeni este ca nu este acurata. Digitalizarea nu trebuie sa implice o transformare radicala a felului in care o companie face business, ba chiar din contra, daca este implementata corespunzator, ea ar trebui sa faca totul mai simplu si mai rapid, reducand astfel amprenta fiecarui proces si deci a sistemului, in general. Fundamental, procesul ramane acelasi, doar ca este eliminata frictiunea, partea greoaie, efortul nejustificat al angajatilor. Cele mai bune tehnologii sunt alea care isi fac treaba fara sa le observam

De aceea aspecte precum configurabilitatea, interfata si logica sistemului ECM sau CSP implementat sunt esentiale pentru succesul proiectului de digitalizare. O solutie configurabila este o solutie in jurul careia nu trebuie sa te mulezi pentru ca se muleaza ea in jurul tau. Un sistem cu o interfata familiara si usoara este o sistem lipsit de frictiune, asigurand adoptia de catre angajati. Un sistem care functioneaza dupa logica organizatiei este un sistem ce nu necesita reconfigurarea logicii organizationale, deci o adoptie rapida si lipsita de efort. 

Schimbarea, nu transformarea, este constanta unui business

Schimbarea este singura constanta intr-un business. Intre schimbare si transformare, insa, este un drum lung. Trebuie tot timpul sa gasiti moduri noi de a face lucrurile astfel incat serviciile si produsele livrate clientilor sa fie mai bune, iar procesele organizatiei mai profitabile. Trebuie sa fiti cu un pas in fata competitiei, si pentru asta este nevoie de inovatie si atentie catre orice spatiu liber in piata. 

Mai mult, uneori este nevoie de schimbari care pun bazele unui viitor sigur, care sporesc robustetea organizatiei si o fac mai rezilienta. Stim ca pe masura ce un business creste, el se transforma, apar proceduri fara de care nu se mai poate armoniza activitatea angajatilor, impingand management-ul intr-o zona a birocratiei. In acel caz, digitalizarea poate reduce amprenta acestor procese birocratice pentru a mentine flexibilitatea si a nu risipi timpul si energia creativa a angajatilor. De aceea, digitalizarea isi are cea mai simtita prezenta cand companiile sunt din ce in ce mai mari si cand trade-off-ul dintre guvernanta si flexibilitate fragilizeaza intregul business. 

Produse noi, aparitia de procese, ajustarea modului de lucru, imbunatatirea serviciilor si gestiunii calitatii sunt toate schimbari firesti intr-un business. Digitalizarea trebuie sa le sustina pe cele care au nevoie de sustinerea ei. Cand documentele si sutele de mail-uri ajung sa fie singurul mod de indeplinire a proceselor, o platforma digitala ECM sau CSP poate aduce imbunatatiri sensibile prin workflow-uri automate si gestiunea inteligenta a acestor documente si mail-uri. Cand fiecare unitate de lucru (client, produs, polita, pacient, etc.) are un halou de informatii si documente fara de care angajatii nu ii pot adresa nevoile, gestiunea electronica a acestora devine o necesitate pentru ca cea fizica este dezechilibrata, improvizata si nefunctionala pe termen lung.

Cu toate acestea, schimbarea nu trebuie sa fie generata de digitalizare. Ea trebuie tot timpul sa porneasca de la o nevoie de business fundamentala, si sa primeasca suportul digital atunci cand acesta este clar necesar pentru succesul schimbarii. 

Tehnologia nu este scopul, ci unealta

Nu exista niciun concurs pentru ‘cea mai digitalizata’ organizatie. Digitalizarea ajuta la consolidarea sau cresterea competitivitatii organizatiei, la abilitatea ei de a rezista socurilor impredictibile si la cresterea flexibilitatii ei pentru a putea inova in continuare. O platforma ECM sau CSP implementata cu succes intr-o companie nu se remarca prin inventarul de functii si functionalitati, ci prin cat de mult ajuta organizatia, in fiecare zi, in a isi atinge scopul de a livra servicii mai bune intr-o maniera mai profitabila. 

Tehnologia este spectaculoasa, dar nu este nimic mai mult decat o unealta. Capabilitatile ei sunt valoroase in masura in care permit organizatiei sa isi atinga scopul schimbarii: imbunatatirea ei. 

Tendinta este sa credem ca daca folosim tot felul de automatizari si digitalizam fiecare proces si procesel organizational, compania va deveni mai buna. Experienta noastra, insa, ne-a demonstrat ca nu este asa. Orice tehnologie are o curba concava de beneficii: pana la un punct, are multa valoare adaugata, iar de la acel punct incolo ajunge mai mult sa complice decat sa ajute.

Cand orice act al angajatilor implica un proces digital, cand nu se mai poate stranuta fara sa inregistreze ‘sneeze request’ intr-un formular cu flux automat de aprobare si semnatura digitala, intregul scop al digitalizarii este omis. In loc sa ofere flexibilitate prin a reduce amprenta birocratiei, ea birocratizeaza. In loc sa ofere control si vizibilitate, ea ofera doar o iluzie, caci procesele devin atat de grele incat angajatii le ignora si opereaza in paralel cu ele. Un sistem ECM sau CSP trebuie sa intervina acolo unde lipsa de digitalizare vine cu pierderi clare si semnificative de productivitate, transparenta si calitate a serviciilor. Orice interventie in plus acolo unde nu este necesara rezulta intr-o dezechilibrare a echilibrului natural al organizatiei. 

Concluzie: Transformarea prin digitalizare e viitorul

Transformarea digitala este un termen eronat. Transformarea prin digitalizare este ceea ce cautati defapt. Digitalizarea este o solutie exceptionala, ce aduce beneficii clare atunci cand este implementata unde trebuie. Cand un proces functioneaza intr-o maniera dezechilibrata ce nu poate fi sustinuta pe termen lung si impiedica organizatia din a isi atinge telurile strategice, atunci este nevoie de digitalizare. Doar cand digitalizarea echilibreaza si aduce lucrurile la o stare de functiune naturala, lipsita de frictiune, atunci transformarea prin digitalizare are sens. Orice ar fi, noi va suntem alaturi in toate procesele de transformare, cat si in cele de digitalizare.

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!