Retail & Distributie: Cum Putem Gestiona Documentația Produselor?

Contracte, facturi, note de livrare, certificate de garantie si conformitate, retururi, reparatii, toate la un loc!

In industria de retail principala provocare in materie de continut este gestiunea documentelor afiliate produselor. Garantii, note de conformitate, facturi, note de transport, contracte pe servicii aditionale afiliate produsului, toate trebuie gestionate logic si simplu

Toate Documentele in Jurul Produsului

Cerinta de business aici nu este complicata: toate aceste documente trebuie centralizate, afiliate batch-ului sau produsului efectiv, cu metadate legate de furnizor, client, tipul de document, data de expirare, data cumpararii sau vanzarii, si toate acestea sa fie conectate cu datele din sistemul de ERP

Sistemul trebuie sa poata prelua aceste documente din diverse surse, fie daca vin pe mail de la compania de logistica sau curierat, sau daca sunt primite de la furnizor, sau daca sunt pur si simplu scanate si incarcate fizic de angajati. Printr-un numar unic de identificare al produsului sau batch-ului, sistemul poate afilia automat documentul produsului respectiv, alaturi de celelalte documente conexe. 

Asta este avantajul unui Document Management capabil, faptul ca se muleaza pe nevoile organizatiei si permite gestiunea si organizarea continutului organizational in maniera cea mai intuitiva pentru angajati. 

Flux de Pregatire Livrare

Un sistem de Enterprise Content Management (ECM) sau de Document Management capabil poate, de asemenea, automatiza fluxurile de informatii din organizatie. In cazul de fata, cel mai important aspect este tinerea evidentei de documente necesare fiecarui produs in functie de tip. Odata ce o comanda este livrata, sistemul activeaza un checklist si verifica daca, pentru acea livrare, exista toate certificatele si documentele necesare. 

Similar, inainte ca un produs sa plece din depozit sau magazin, OnBase poate solicita documente precum factura, nota de livrare, si poate automatiza procesul prin care documentele relevante clientului sunt livrate catre acesta. 

Iata un exemplu: Odata ce comanda clientului este plasata, si produsul din depozit este rezervat, OnBase preia informatiile comenzii (fie din site, fie inserate de reprezentantul de vanzari al companiei), si genereaza un checklist de livrare. Angajatii responsabili de operatiuni logistice vad comanda cu datele aferente (adresa, client, produse, dimensiuni, greutate) si pot astfel face solicitarea de transport in baza acelor informatii. Odata ce fisa de transport este primita de la compania de curierat, angajatul o poate atasa dosarului. Apoi, angajatii din depozit sunt notificati la randul lor, si pot vedea fiecare ‘pachet’, cu data si ora la care trbeuie sa fie ridicat de curier, si cu un checklist de documente care trebuie printate si lipite pe cutie. Odata ce au marcat checklist-ul si au pregatit coletul, ei il pot marca drept pregatit pentru ridicare. Cand firma de curierat vine si ridica pachetele, toate cele marcate drept pregatite pentru livrare sunt marcate drept in curs de livrare. Prin integrare cu sistemul curierului, OnBase poate automat sti cand coletul a fost livrat, si marca pachetul drept ridicat de client. Toate documentele aferente coletului pot fi trimise automat de catre OnBase pe mail clientului. 

Flux de Retur si Garantii

Calitatea serviciilor de retur si de gestiune a garantiei este unul dintre cei mai importanti determinanti ai intoarcerii clientului pentru ‘repeat purchase’ si a recomandarii lui catre cunostinte. 

OnBase poate tine evidenta tuturor coletelor care se afla in perioada de retur si care sunt in garantie. Daca un client contacteaza reprezentantii companiei pentru a solicita returnarea unui produs sau pentru a semnala un defect ce trebuie remediat pe garantie, angajatii pot verifica produsul cautand numele clientului. In cazul in care produsul este in garantie, ei pot completa un formular de retur sau reparatie si OnBase declanseaza automat fluxul necesar. 

Asta inseamna ca angajatii responsabili pentru aranjarea ridicarii pachetului de la client sunt notificati si pot face solicitarea catre compania de curierat. Cei care se ocupa cu retururi sau reparatii pot vedea care sunt produsele care urmeaza sa revina la retailer, si pot urmari daca au fost livrate, alaturi de informatii legate de ce trebuie facut cu acele produse odata ce ajung inapoi in depozit. In cazul unui retur, fluxul poate trimite notificarea catre departamentul de contabilitate/financiar, astfel incat sa se poata demara demersurile pentru returnarea banilor. 

Integrare cu Site, Furnizori, Curieri, si ERP 

Un sistem de Enterprise Content Management sau Document Management trebuie sa se integreze usor si robust cu toate celelalte platformele existente, interne sau externe, implicate in procesele organizatiei. 

In acest caz, OnBase se poate integra cu toate cele de mai sus. 

Site: OnBase poate automat plasa toate certificatele de garantie si conformitate in contul clientului de pe site-ul retailer-ului, pentru a fi usor de accesat in jurul comenzilor plasate online. Similar, odata ce o comanda este plasata online, OnBase poate demara fluxul de trimitere, conform explicatiilor de mai sus. In cazul returului sau solicitarilor de reparatie, clientul le poate face din site si OnBase va demara automat fluxul. 

Furnizori: OnBase poate gestiona toate facturile primite de la furnizori, care pot accesa un portal web dedicat lor. De asemenea, sistemul poate tine evidenta batch-urilor in curs de livrare catre depozit si al documentelor afiliate acestor produse. 

Curieri: OnBase poate prelua informatii din portalul companiilor de logistica si curierat pentru a verifica, real-time, stadiul de livrare al produselor si pentru a prelua documentatia de livrare (inclusiv asigurari). Aceste informatii pot fi puse la dispozitia angajatilor sau transferate direct catre site pentru a oferi vizibilitate clientilor. 

ERP: Prin integrarea cu ERP, OnBase conecteaza facturi, contracte, certificate si solicitari intr-un singur sistem, produselor existente in sistemul de ERP. Documentele din OnBase pot fi accesate direct din ERP, si vice-versa. Nevoile clientului determina natura schimbului dintre sisteme. 

Acestea sunt doar cateva din functionalitatile solutiei. Noi putem intelege organizatia voastra, si gasi solutiile cele mai bune pentru cresterea eficientei si calitatii serviciilor!

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!