Registratura Digitala in Spitale & Clinici

Toate documentele, solicitarile care intra in organizatie sunt indexate si circula digital, trasabil.

Intr-o clinica medicala exista o multitudine de documente care vin din exterior. Ele pot fi de multiple tipuri, de la diverse solicitari, trimiteri, sau comenzi, la simple contracte sau facturi. Aplicatia Digital Desks de Registratura (Digital Mailroom) este cel mai simplu mod de a ordona documentele care intra in spitale si clinici si a le facilita circulatia in cadrul ei. 

Indexarea Documentelor

Indiferent de sursa din care provin si forma in care vin documentele (fizic, digital), angajatii care le primesc le scaneaza (daca sunt fizice) sau le importa din mail (daca sunt digitale) direct in aplicatia de registratura Matricia. Odata importat, documentul sau dosarul de documente devine o sarcina in sistem, unde sunt adaugate toate metadatele aferente (tip, persoane vizate, etc.). 

Sistemul are inclusiv capabilitatea de a OCR-iza documentele, adica de a le citi continutul si completa campurile de metadate automat preluand informatiile cheie. 

Odata ce documentul este indexat, acesta intra in arhiva digitala a sistemului, este intr-un singur loc, centralizat. Orice modificare i se aduce se va reflecta in arhiva prin istoricul de decizii si versiuni. Documentul poate fi gasit de orice angajat autorizat cautand dupa nume, tip, sau dupa orice element din continutul sau prin ‘in-text Document Search’.

Fluxuri Ad-Hoc 

Documentele care intra in organizatie sunt in general menite sa ajunga la anumiti decision-makeri pentru a se lua actiuni specifice. Frumusetea sistemului de registratura sta in faptul ca nu trebuie configurate fluxuri pre-determinate, ce consuma timp si necesita o analiza amanuntita a organizatiei. Angajatul care a preluat documentul poate selecta catre cine sa il trimita. 

Practic, in loc sa folositi mail-ul cu atasamente pentru transferul de informatii si sarcini interne, puteti folosi Aplicatia de Registratura Matricia. Odata ajuns la persoana responsabila, aceasta poate actiona asupra documentului, compunand un document-raspuns care este automat conexat acestuia in sistem, sau marcand sarcina drept fiind indeplinita. Daca mai sunt actori care trebuie sa actioneze asupra acestui proces, persoana respectiva poate la randul ei selecta urmatoarea persoana catre care trebuie trimis. 

Pe fiecare document/sarcina in lucru se pot urmari etapele parcurse si se poate vedea cine lucreaza pe ea in fiecare moment, oferind trasabilitatea interna de care orice organizatie are nevoie. In felul asta va asigurati ca sarcinile nu mai pot fi uitate. 

Arhiva Inteligenta

Arhiva este si ea la randul ei inteligenta. Pentru documentele care trebuie, prin lege, arhivate si fizic, cautandu-l in arhiva digitala puteti gasi locatia fizica a respectivei hartii. Apoi, pentru conformitatea cu normele GDPR, arhiva poate anonimiza sau distruge documente automat (cand un client doreste stergerea datelor sale, sau cand documentul expira). 

Simplitatea Interfetei

Fiecare angajat are ‘Digital Desk-ul’ sau. Acolo poate vedea ce sarcini are de indeplinit, ce sarcini are in responsabilitate (sunt ale sale, dar lucreaza altcineva la ele) pentru a le urmari, si poate accesa ‘Sertarul Digital’ unde se afla arhiva completa de documente si date ale organizatiei. 

Cand o sarcina este trimisa catre acesta, el poate vedea imediat data la care trebuie sa o completeze, o poate deschide si actiona asupra ei. Pana nu o marcheaza drept fiind indeplinita, ea nu va disparea din lista sa, si sistemul il va notifica atunci cand data de indeplinire stabilita de cel ce i-a trimis-o se apropie. Simplu! 

Descopera Mai Multe! 

Sistemul de Registratura Matricia este nucleul aplicatiei noastre. Este cel mai rapid mod de a inlocui procesele si sarcinile indeplinite pe mail, unde nu exista trasabilitate, unde documentele nu au versiuni si atasamentele se pierd. Rapid, aveti un sistem care unifica tot si simplifica tot. Fara el, haosul organizational ramane o problema presanta. 

Afla in cat timp se poate implementa in organizatia ta!

 

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!