Meeting-uri: Din risipa de timp si oameni in generator de idei si energie

Meeting-urile sunt unul din principalele centre de cost in termeni de timp, bani si energie in organizatie. Cum putem schimba asta, si care sunt beneficiile unei asemenea schimbari?

Meeting-urile de status sunt o pierdere de timp

In medie, un angajat petrece peste 4.5 ore pe saptamana in meeting-uri de status (nu de lucru, de status). Majoritatea raporteaza ca ar prefera sa fie la dentist sau blocati in trafic decat sa participe la aceste meeting-uri. Trebuie doar sa adunam salariul pe ora al fiecarui angajat care este prezent la meeting, si putem evalua pretul acestor intalniri. Cifrele astea s-au umflat in perioada pandemiei deoarece managerii, speriati ca pierd controlul, au intensificat numarul si lungimea intalnirilor pe Zoom, care sunt fenomenal de obositoare. 

Lipsa de eficienta, risipa din meeting-uri este dovedita. C. Northcote Parkinson a aratat in 1957 ca timpul petrecut pe pe orice element al agendei este invers proportional cu suma de bani asociata acelui item. El a numit-o legea trivialitatii, si este efectul faptului ca angajatii au o aversiune fata de a discuta lucrurile cu adevarat cruciale unde costurile greselilor sunt mari iar veniturile succesului proportionale. Jurnalistul de business al revistei The Economist, Bartleby, are si el legea lui: 80% din timpul a 80% din cei prezenti este risipit in meeting-uri. Aici exista si niste corolarii: 80% din deciziile luate in meeting-uri urmeaza regula HIPPO (highest paid person’s opinion). 

In acest context, este necesara o schimbare. Asadar, cum putem face meeting-urile sa fie utile, eficiente si rodnice?

1. Pastrati doar strictul necesar

Aici ne referim atat la oameni cat si la itemuri. Fiecare meeting trebuie sa aiba o agenda clara si un scop, iar in functie de acestea trebuie determinata lista de invitati. Oamenii care nu trebuie sa fie prezenti in conversatie, care nu au de ce sa contribuie la conversatie sau care nu trebuie sa auda felul in care au evoluat ideile nu au de ce sa fie prezenti. Daca trebuie informati vis a vis de rezultatele intalnirii, un mail, memo, mesaj poate fi indeajuns. 

Aceeasi regula se aplica si la subiectele abordate. Persoana care coordoneaza intalnirea (persoana respectiva trebuie anuntata si stabilita inca de la inceput) are rolul de a se asigura ca niciun moment nu este risipit pe discutii care nu imbogatesc subiectul intalnirii, sau care pot fi purtate intre 2-3 membrii dupa sfarsitul intalnirii. 

2. Mai multe intalniri scurte sunt mai bune decat una si lunga

Mai exista o regula importanta: orice lucru umple timpul pe care i-l alocam. Daca planificati mai multe intalniri cu scop precis, scurte, de 15-30 de minute, atunci va puteti asigura ca la intalniri nu sunt prezente decat persoanele direct implicate in acel subiect, iar conversatia nu risca sa divagheze, si nimeni nu e prezent la discutii care nu ii vizeaza. Din cauza ca putem umple orice interval de timp, o intalnire dubla sau tripla ca lungime nu va rezulta in de doua sau trei ori mai multe idei, sau in idei de doua sau trei ori mai bune. Intr-o organizatie AGILE fiecare echipa se poate intalni cu management-ul pentru a discuta rapid si la obiect status-ul proiectului si eventual pentru a solicita ajutorul altor echipe

3. Atunci cand este nevoie de meeting general, temele trebuie sa fie generale

Persoanele prezente intr-o intalnire trebuie sa aiba acces la agenda inainte de intalnire, pentru a fi pregatiti. Cand este nevoie de o intalnire organizationala de status, discutiile trebuie sa stea la nivel organizational, astfel incat sa intereseze pe toti. Nu este acela momentul pentru discutii la nivel de detaliu despre proiecte individuale, nu este nevoie de anecdote lungi. 

Concluzie

Intalnirile si discutiile au un rol extrem de important in organizatii: acolo se nasc idei noi si sunt rafinate cele existente. Impartasirea de viziuni diferite, interdisciplinare, da nastere si permite fructificarea de initiative organizationale. Tocmai de aceea ele trebuie facute astfel incat randamentul sa fie maximizat, mai ales in contextul in care ele sunt digitale. 

Intalnirile trebuie sa existe, doar ca intr-un format prin care voi sa fiti mai eficienti, mai flexibili, mai buni.

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!