Gestiunea Notelor Interne la o Mare Banca din Romania

In orice organizatie exista note interne, procese nestructurate ce necesita aprobari…

In orice organizatie exista note interne, procese nestructurate ce necesita aprobari. O mare banca din Romania a decis ca digitalizarea acestora ar oferi management-ului transparenta si control sporit, si ar ordona un proces nestructurat, esential. 

Evident, in aceasta situatie, nu a fost posibila implementarea unor fluxuri definite, tocmai pentru ca notele interne nu au fluxuri predefinite, ci trebuie trimise de la autori catre cine cred ei ca ar trebui sa le vada. Si fix asta au facut cu solutia noastra. 

Sa zicem ca Alex vrea sa ceara parerea unui coleg pe un document la care lucreaza. Acesta poate genera nota interna in sistem, adaugand metadatele necesare si incarcand documentul .docx. Apoi, el poate decide catre cine sa il trimita, cautand numele utilizatorului in sistem. Razvan, utilizatorul selectat de Alex va fi notificat ca a primit o nota interna, si o va putea accesa, vazand documentul care este incarcat centralizat in baza de date a companiei. El poate adauga comentarii, sau chiar face modificari care sunt trasabile, si centrale, pe o singura versiune a documentului care este la nivelul cloud-ului intregii organizatii. 

Astfel, cu ajutorul acestui mecanism ‘Open Process’, orice angajat din firma poate face o solicitare interna, de orice tip, si o trimite spre aprobare, verificare, modificare, semnare catre oricare alt utilizator organizational. Toate documentele si datele aferente acestor solicitari sunt centralizate in sistem, astfel incat ele sa poata fi gasite cu usurinta de catre orice utilizator autorizat.

In tot acest timp, management-ul poate vedea care sunt notele interne in lucru, si cine lucreaza pe ele. In cazul in care s-au luat niste decizii in baza acestor note interne, management-ul poate cauta nota si documentele implicate folosind oricare dintre metadatele ei (titlu, autor, tip document, tip nota, descriere, continut document, etc.). Ei pot vedea exact care au fost deciziile luate pe acea nota, cine a facut ce modificari si de ce. 

In acest fel, sistemul practic elimina necesitatea de a folosi mail-ul pentru procese interne, totul fiind intr-un singur sistem trasabil, care in timpul utilizarii construieste o baza de date organizata de documente. 

Banca foloseste acest sistem de mai mult de cinci ani si raporteaza faptul ca sunt foarte incantati. Cu ajutorul sau, angajatii pierd mai putin timp pe aceste aspecte neproductive, salvand timpul lor pentru lucruri care maximizeaza profitabilitatea companiei. Managerii au capatat control si pot urmari oricand, cu usurinta, tot ce se intampla in departamentul lor. Iar daca s-a luat o anumita decizie in trecut, ei pot vedea cine este responsabilul, avand trasabilitate totala. 

Descopera mai multe despre solutia Matricia!

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!