Digitalizare Pas-cu-Pas: Platforma Flexibila

Digitalizarea pare a fi un proiect mare si inspaimantator.

Noi credem ca totul poate fi facut pas cu pas pentru a minimiza riscurile si asigura adoptarea sistemului.

O solutie de Enterprise Content Management (ECM), de Content Services (CSP) sau de Document Management (DMS) poate avea zeci, chiar sute de capabilitati utile ce pot schimba felul in care organizatia face business, maximizand eficienta, transparenta si profitabilitatea companiei. Poate parea tentant sa automatizati zeci de procese cu exceptii complexe, sa digitalizati tot ce misca in organizatie si astfel sa ajungeti in acel punct ideal in care organizatia este cu adevarat paperless, in care totul exista sub forma de document digital si exista o aplicatie pentru orice nevoie. 

Acest ideal catre care orice organizatie cu pretentia de a fi profitabila in viitor trebuie sa tinda este maret. Problema este ca in momentul demararii proiectului sunt identificate tot felul de riscuri si costuri ascunse ale proiectului. Scopul nostru si al oricarei companii in proces de digitalizare este minimizarea acestor riscuri si maximizarea beneficiilor clare. O solutie hiper-complexa poate implica niste costuri mari. Aceste costuri nu implica, insa, si o asigurare pentru non-adoptia utilizatorilor din companie pe motiv de rezistenta la schimbare sau de aparenta supra-complicare a proceselor care lor le sunt familiare. Cum putem minimiza acest risc de non-adoptie? Prin a implementa treptat, pas cu pas solutia, pe nevoi presante, rezolvand rapid problemele in ordinea urgentei lor. 

Avem nevoie de o solutie care sa digitalizeze toate documentele de tip contract, atunci putem implementa un sistem simplu care sa faca asta. Apoi putem decide sa il extindem si sa implementam un flux de compunere si aprobare a contractului. Apoi putem include si furnizorii printr-un portal online. Apoi putem extinde aceasta solutie si catre zona de gestiune a facturilor pentru a le stoca si apoi monitoriza statusul. Iar acum, daca tot avem acest sistem implementat nu putem sa il facem sa gestioneze si documentele interne organizationale de tip Internal Requests? O solutie precum One-Step-Paperless poate in cel mai simplu si lipsit de riscuri mod sa rezolve 80% din provocarile de gestiune a informatiei din organizatii. 

Aici principiul Pareto se aplica din plin: o solutie care face 80% din ce e nevoie poate fi implementata rapid, intr-o zona de costuri rezonabila si cu riscuri minime. Pentru restul de 20% riscurile cresc, complexitatea creste, si costurile se duc in zone care poate in acest stadiu nu sunt justificate de beneficii. 

Dar acesta este avantajul unei solutii scalabile, flexibile. Orice implementam astazi poate fi extins maine ca un puzzle la care mai adaugam piese. Orice flux sau feature poate fi modificat pentru a acomoda nevoile viitoare. Totul pe o platforma low-code care intelege faptul ca organizatia este in permanenta schimbare, si poate tine pasul cu aceasta schimbare. 

Asadar, digitalizarea nu trebuie sa fie un salt de gigant. Poate fi un cumul de pasi mici, de proof-of-concepts, fiecare rezolvand probleme cheie intr-o maniera simpla. Organizatia cu documente digitale si fluxuri automate, cu RPA, cu Chatbots si cu portaluri externe pentru clienti si furnizori nu este departe. Totul este ca fiecare pas sa fie facut la momentul la care beneficiile sale sunt maximizate.

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!