Compliance si Eficienta intr-o Mare Banca din Romania

Afla cum au redus un proces cheie de la 30 de minute pe client, la 2. 

Procesul de deschidere de cont intr-o banca implica multiple etape de aprobare, zeci de documente si de date structurate, si determina prima experienta pe care o are noul client cu banca. Pentru a asigura compliance, trebuie sa fie structurat si ordonat, pentru a asigura eficienta trebuie maximizata valoarea resurselor umane, si pentru a asigura nivelul dorit de customer service, trebuie ca procesul sa fie logic, simplu, si natural pentru client

O mare banca din Romania a decis sa foloseasca OnBase pentru a indeplini toate aceste conditii in procesele lor de client onboarding si de management al relatiei cu clientii. 

Angajatii Bancii Pot Actiona Asupra Profilului Clientului cu Usurinta

Totul incepe cu un dashboard, o interfata digitala facila din care angajatii bancii pot solicita crearea unei relatii noi, sau gasi relatia dorita si modifica setarile acelui client. Din acel dashboard, angajatii bancii pot vedea produsele clientului, conturile, si setari precum notificari SMS sau utilizarea aplicatiei mobile. Din acelasi dashboard, angajatul poate verifica documentele clientului, si poate fi notificat atunci cand data de expirare al unuia dintre documente se apropie. 

Daca clientul solicita deschiderea unui nou cont sau alterarea uneia dintre setarile curente, angajatul bancii trebuie doar sa il caute in sistem, sa deschida dashboard-ul si poate face toate modificarile rapid. Daca vreuna din actiuni necesita aprobari suplimentare, sistemul demareaza automat fluxul de aprobare, si solicita toate documentele si informatiile necesare aprobarii. 

Toate Documentele la un Loc

OnBase are o componenta puternica de Document Management, ceea ce inseamna ca toate documentele care sunt introduse in sistem pentru indeplinirea diverselor fluxuri de aprobare legate de client sunt ordonate de OnBase inteligent, pentru a fi usor de gasit si monitorizat in termeni de compliance si audit. 

Ce inseamna ordonate inteligent? Un sistem de Document Management precum OnBase este capabil sa inteleaga documentele, stie despre ce client este vorba si ce tip de documente este, si poate releva chiar si informatiile din documente (coduri, date de expirare). Sistemul genereaza automat metadatele documentului dupa care acesta poate fi gasit, si intelegand contextul, il indexeaza in structuri ierarhice automate. Astfel, documentele pot fi gasite in jurul clientului, sau pot fi cautate dupa tip sau data. 

Daca, din motiv de compliance, trebuie verificate toate documentele inregistrate la o anumita sucursala la o anumita data, sau intr-un interval de timp, ele trebuie doar cautate dupa aceste criterii. 

Documentele sunt arhivate inteligent, deci cele care, din motive de compliance sau GDPR, trebuie distruse la o anumita data, sau pur si simplu din cauza inchiderii relatiei client-banca, sistemul o face automat. Prin simpla incheiere a relatiei cu clientul din dashboard, toate documentele afiliate sunt automat sterse de catre OnBase, si nimeni nu trebuie sa indeplineasca aceasta sarcina. 

Similar, cand un document important expira, sistemul poate fi setat sa notifice automat clientul sau account manager-ul pentru a fi inlocuit documentul. Sistemul marcheaza automat orice abatere de la normele de compliance ale bancii, astfel incat sa poata fi luate rapid masuri de rectificare. 

OnBase se Asigura ca Procesele sunt Indeplinite Corespunzator

Sa spunem ca un nou client intra in sucursala, si solicita deschiderea unui cont. Angajatul solicita crearea unui nou cont, si selecteaza setarile corespunzatoare (tipul de cont, tipul de client), toate fiind solicitate in ordine de OnBase. Apoi, el poate incarca documentele. OnBase compune o lista de documente necesare in functie de setarile selectate precedent, si o afiseaza angajatului. Acea lista este printata, iar la baza ei se afla un cod de bare unic generat de OnBase pentru acel client. Angajatul bancii compileaza documentele necesare si le plaseaza, in ordine, in scanner, avand ca prim document lista cu acel cod de bare. Prin batch scanning, OnBase preia toate documentele in ordine si cu ajutorul codului de bare aceste documente sunt afiliate automat clientului. Astfel, un proces care inainte dura 30 de minute acum dureaza mai putin de 2 minute

Odata ce toate informatiile si documentele sunt incarcate, in functie de tipul de client, solicitarea poate fi trimisa pe fluxul aferent de aprobare catre back-office, sau contul poate fi deschis direct de catre operator, odata ce OnBase verifica toate documentele pentru a fi conforme

In cazul in care dosarul trebuie trimis spre aprobare, operatorul bancii doar apasa butonul ‘Trimitere Aprobare’ si sistemul automat stie, in functie de natura actiunii, care este checklist-ul de aprobare, cine trebuie sa vada ce documente, in ce ordine, si ce trebuie fiecare dintre acesti verificatori sa faca (sa aprobe, semneze, completeze, sa adauge alte documente si date, etc). 

Dosarul, intra astfel pe acest flux, si fiecare angajat ce trebuie sa il vada este notificat atunci cand poate actiona asupra lui. Daca se intampla sa uite de el, sistemul ii va trimite multiple follow-up-uri. In tot acest timp, angajatul bancii poate verifica, din profilul clientului, stadiul de aprobare al dosarului. Cand toate etapele sunt indeplinite, dosarul se intoarce la angajatul din sucursala care poate vedea verdictul final: Aprobat, Aprobat cu Modificari sau Respins. 

Clientul poate fi notificat si procesul se considera indeplinit. Automat, toate documentele si datele structurate create si incarcate pe parcursul acestui proces sunt indexate, dupa cum e detaliat mai sus, in OnBase. 

Integrat cu Sistemele Bancii

OnBase se integreaza cu orice sistem existent din organizatie cu ajutorul API-urilor robuste. In acest caz, OnBase se integreaza cu sistemul de core banking din organizatie pentru a insera si prelua informatiile necesare. Daca, spre exemplu, un cont este deschis, OnBase solicita deschiderea lui, cu toate datele necesare transmise automat in celalalt sistem. Astfel, angajatii bancii nu trebuie decat sa faca verificarile de pe fluxul de aprobare si sa indeplineasca toate etapele, iar OnBase va indeplini automat operatiunile ce implica sistemul de core banking, asigurant transferul de informatii necesar

Extinderea Sistemului

Avantajul unei Platforme de Content Management precum OnBase este configurabilitatea sa. Banca a implementat sistemul pentru a gestiona aceasta componenta complexa a procedurilor interne, si continua sa il extinda pentru a acoperi alte nevoi. Astfel, OnBase face management de documente, procese, si informatii in multiple departamente bancare, si continua sa fie extins pentru a gesiona si mai multe. 

Astfel, sistemul devine, incet-incet, centrul informational al bancii, conectand departamente, angajati si sisteme, aducand informatiile acolo unde este nevoie de ele si salvand resurse substantiale organizationale. 

Haide sa descoperim unde puteti salva cele mai multe resurse prin digitalizare!

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!