Cele 3 Niveluri de Document Management

Este absolut clar faptul ca gestiunea documentelor in organizatii este o provocare majora.

Rezolvarea ei depinde de procese inteligente, organizare departamentala si…de solutia IT potrivita. 

In lumea solutiilor DMS (Document Management System) exista o mare varietate de solutii IT posibile. Mai important, insa, este faptul ca aceste solutii adreseaza problema in feluri radical diferite. Noi aici am compilat cele trei niveluri de document management asa cum il adreseaza solutiile IT de business DMS. De la simpla gestiune a documentelor la facilitarea circulatiei documentelor prin companie si automatizarea proceselor de business structurate, vom descoperi cele trei paliere pe care pot solutiile de management de documente sa adreseze problema. 

Nivelul 1: Document Management Simplu

Avem multe documente in organizatie de toate tipurile: PDF, fizice, in dosare sau in foldere digitale, imagini, proiecte, contracte, acte aditionale, aprobari, avizari, fise de produs, fise de client, fise de furnizor, etc. Prima etapa pentru a rezolva acest haos este sa le aducem pe toate la un loc. 

Asta face un Document Management System (DMS). Toate documentele sunt scanate si stocate in versiunea digitala, iar sistemul le organizeaza conform unei structuri predefinite. Acesta adauga valoare peste o simpla solutie de cloud storage prin faptul ca intelege continutul documentelor si tipul documentelor indeajuns de bine pentru a le indexa singur. Astfel, cand vine, sa spunem, o factura noua sau un contract nou, sistemul poate automat sa il afilieze unui anumit furnizor. Astfel, utilizatorul il poate gasi sub structura de dosare in dosarul acelui furnizor. Similar, sistemul stie data emiterii acelui document, deci utilizatorul poate gasi documentul intr-un folder dedicat acelei saptamani sau luni. 

Asta inseamna ca, in esenta, un sistem DMS inteligent ii ofera utilizatorului multiple touch-points cu documentele sale pentru a le face cat mai usor de gasit. Sistemul pur si simplu stabileste o serie de etichete (metadate) pentru fiecare document astfel incat acesta sa poata fi gasit cu usurinta. Intuitivitatea sa vine tocmai din faptul ca intr-o maniera similara functioneaza si memoria noastra. Noi nu avem, in minte, dosare in structuri ierarhice, ci panze de asocieri. Un singur item se poate, deci, afla in zeci de ‘dosare’ mintale tocmai pentru ca are zeci de asemenea asocieri. Exact la fel merge si organizarea documentelor intr-un sistem DMS

Nivelul 2: Management-ul Documentelor si Fluxurilor Lor 

Ce inseamna un flux in acest context: miscarea documentului intre angajatii companiei. 

Stocarea documentului intr-o maniera logica este importanta, dar trebuie sa retinem ca intr-o organizatie angajatii opereaza asupra documentelor. Ele stau, pana la urma, la baza tuturor proceselor si operatiunilor de knowledge work. Documentul poate fi un contract, o factura, sau poate fi o solicitare interna de achizitii, sau o solicitare interna pentru demararea unui proiect, aprobarea unei echipe, etc. 

In acest sens, toate organizatiile care nu au descoperit simplitatea digitalizarii indeplinesc aceste procese pe mail. Andrei trimite un mail catre Diana din departamentul Juridic pentru a ii solicita crearea unui contract de vanzare-cumparare pentru client. Diana compune documentul si il trimite pe mail catre Andrei, ca atasament. Andrei vrea sa modifice ceva la el, asa ca il descarca local si il modifica. Apoi il ataseaza din nou la mail si il trimite catre colegul lui Alex. Alex nu il aproba, modifica anumite elemente, si il trimite inapoi catre Andrei solicitand anumite modificari. Andrei il descarca iar, si acum are doua versiuni ale aceluiași document local, si un lant de mail-uri lung si greu de navigat. Procesul descris aici este unul destul de simplu. In realitate lucrurile sunt mult mai incalcite. 

Un sistem de DMS care suporta fluxuri salveaza angajatii companiei din a fi prinsi in aceste lanturi de mail lipsite de trasabilitate, cu zeci de versiuni ale acelorasi documente. Cam asa ar arata procesul cu un sistem inteligent de management al documentelor: 

  1. Andrei genereaza, in sistem, o solicitare. El o descrie ca fiind o solicitare de compunere contract si o trimite, din sistem, catre departamentul juridic, selectandu-l dintr-o lista predefinita de departamente organizationale. 
  2. Diana primeste notificarea, in sistem, pentru aceasta solicitare. Ei ii apare pe o lista de task-uri, deci nu o poate uita. Cand se apuca de asta, genereaza contractul si il atasaza solicitarii. Apoi, ea il selecteaza pe Andrei pentru a ii trimite documentul. 
  3. Andrei primeste inapoi solicitarea si o vede in sistem ca fiind task-ul lui. El deschide si modifica documentul (direct in cloud, fara download), iar apoi il selecteaza pe Alex si ii trimite solicitarea cu o descriere. 
  4. Alex primeste notificarea, vede task-ul, deschide documentul si il verifica. Daca il considera incomplet isi noteaza comentariile si retransmite solicitarea catre Andrei care este notificat. Daca totul este conform, Alex trimite solicitarea prin functia send-to-mail catre client. 

Totul este intr-un sistem, fiecare angajat are ownership pe task, iar documentul este unul singur, in cloud, usor de gasit. Este usor de gasit pentru ca de fiecare data cand cineva incarca un document pentru un asemenea proces, sistemul automat indexeaza documentul. In situatia descrisa mai sus, documentul apare ca fiind un contract in lucru, iar odata ce procesul este incheiat va fi indexat definitiv drept contract, atasat furnizorului/clientului, cu toate metadatele necesare. 

Nivelul 3: DMS cu Automatizare de Procese

Ce am descris mai sus este un flux ad-hoc, in care fiecare angajat selecteaza catre cine trimite solicitarea/documentul. Odata implementat un asemenea sistem, organizatia poate cauta eficienta prin automatizarea anumitor operatiuni standardizate. 

Aici sunt doua optiuni pentru asemenea automatizari: 

  • Robotic Process Automation: Anumite task-uri repetitive pot fi automatizate un RPA bine gandit integrat bine cu sistemul DMS. 
  • Fluxuri Automate: Anumite fluxuri standardizate pot fi definite in sistemul DMS pentru a asigura faptul ca documentul indeplineste toate etapele corespunzator. Acestea directioneaza documentul in functie de tip, valori, continut catre angajatii responsabili, solicitand, in ordine, modificari, aprobari s.a.m.d. 

Concluzie 

Un sistem de Document Management (DMS) poate face minuni in organizatie. In mod normal, angajatii pierd intre 30% si 50% din timpul lor facand ceva ce acest sistem poate indeplini rapid. Acel timp salvat se traduce in idei bune, customer service si indeplinirea obiectivelor strategice ale companiei.

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!