Automatizarea Proceselor: Bine, Foarte Bine si Excelent

Niciodata, intr-un business, nu este indicat sa risipesti resurse.

Chiar daca astazi pare nesemnificativa risipa, in timp se aduna, iar in momentele de criza fiecare ‘scurgere’ brusc pare dramatica. De aceea, este important ca angajatii organizatiei sa isi foloseasca mintea, creativitatea, capabilitatile in locuri in care ele chiar adauga valoare.

Aici intra automatizarea. In ziua de azi, orice proces de business repetitiv si monoton poate fi automatizat astfel incat timpul angajatilor sa fie salvat. In acest articol vom discuta despre trei niveluri de automatizare, si avantajele pe care le aduce fiecare.

Digitalizarea Continutului intr-un Repozitoriu Centralizat si Ordonat

O prima automatizare vine in momentul in care organizatia ta are tot continutul informational intr-un singur spatiu digital, astfel incat sa fie usor de gasit de catre oricine are nevoie.

Asta nu inseamna daor sa tineti documentele intr-un cloud, in foldere, ci sa existe un sistem care le indexeaza inteligent, le conexeaza si ordoneaza logic, fara sa fie nevoie de timpul angajatilor pentru a tine ordine in repozitoriu. In acest sens obtinem  primul nivel de automatizare: automatizarea gestiunii documentelor, datelor si informatiilor din organizatie.

Automatizarea Fluxurilor de Informatii

Odata ce informatiile sunt digitalizate si organizate automat, logic, urmatorul pas firesc este automatizarea proceselor ce implica aceste documente/informatii. Prin intermediul workflow-urilor automate, dosarele cu documentele si datele necesare sunt trimise automat, pe fluxul prestabilit, catre angajatii relevanti, in ordinea in care trebuie, in functie de tipul documentelor si cerintele actorilor de pe flux.

Astfel, nu mai trebuie sa fie cineva care sa plimbe documentele prin organizatie, iar mail-ul nu mai este sacul opac si fara fund de etape ale proceselor cheie organizationale. Totul capata transparenta si trasabilitate, se stie pe ce etapa a fluxului se afla fiecare cerere, iar fiecare angajat poate vedea clar cate ‘task-uri’ are de indeplinit.

Acesti angajati pot actiona asupra dosarului, adaugand documente si date, aproband, avizand, semnand, completant, comentand. Si sa nu uitam de faptul ca toate discutiile pe marginea procesului se fac in cadrul sistemului, sub forma de chat atasat cererii.
In felul asta scapati de zecile de versiuni ale aceluiasi document, de conversatiile interminabile pe mail sau de grija uitarii unei cereri in procesare. Timpul angajatilor este salvat astfel incat sa isi aloce resursele acolo unde conteaza. Sistemul face restul.

Suna bine? Nici n-am inceput sa vorbim de RPA

Automatizarea Completa, End-to-End, cu RPA

Odata ce toate informatiile sunt ordonate automat si circula prin organizatie automat, urmatorul pas este sa automatizam, acolo unde se poate, interactiunile angajatilor cu aceste cereri.

Robotic Process Automation, prin Machine Learning, invata pattern-urile de utilizare ale angajatilor, acolo unde exista asemenea pattern-uri ce pot fi invatate, astfel incat sa faca el ceea ce inainte facea un om, risipindu-si timpul si capabilitatile.
In felul asta, am ajuns de la 0 automatizare, in care fiecare angajat pierdea timp indexand documente, plimbandu-le prin organizatie si indeplinind ore intregi de sarcini repetitive, la o organizatie in care toate aceste lucruri sunt automate.

Ce inseamna asta? Inseamna ca sunteti mai prompti in raspunsul catre clienti, inseamna ca sunteti mai eficienti, deci salvati bani si timpul oamenilor, si inseamna ca va puteti lua capul de la organizarea documentelor, si concentra pe ideile strategice care conteaza care fac business-ul dumneavoastra excelent.

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!