3 Lucruri de Luat in Considerare pentru Digitalizarea de Contracts Management

Gestiunea contractelor este o componenta cruciala in organizatii, fie ca vrem sau nu.

Decizia insa, este daca vrem ca gestiunea contractelor

 sa fie un centru de cost nejustificat

, de risipa de timp, oameni si energie, sau un proces rapid, usor si precis.

Daca alegem varianta a doua care este in mod sigur solutia corecta pe termen lung, inseamna ca trebuie sa ne uitam la un sistem de Content Services. El va digitaliza toate contractele si facturile si va automatiza fluxurile de compunere ale acestor facturi si contracte

1. Sistemele Mele

Oricand este implementata o solutie noua in organizatie, trebuie verificata compatibilitatea ei cu sistemele existente. O solutie care nu vorbeste cu sistemele enterprise legacy este o solutie care este muta si surda, si care risca mai mult sa va incurce decat sa va ajute. 

Indiferent de capabilitatea sistemului pe care l-ati ochit, trebuie sa va asigurati ca acesta poate prelua si scrie date din si in celelalte sisteme informatice. Gestiunea facturilor este minunata daca sistemul poate prelua si scrie date direct din ERP. Gestiunea contractelor este facila daca, in procesul de compunere al contractului, sistemul poate umple automat datele legate de client si relatie din sistemul core implementat. 

O integrare completa inseamna ca documentele sunt afiliate direct clientului in sistemul ERP sau core, si pot fi deschise de acolo, sau ca din pagina documentului in sistemul nou se pot accesa datele din sistemele core sau ERP. O integrare inseamna ca daca eu aleg, din interfata sistemului, sa compun o factura pentru clientul x, spatiile din sablonul facturii legate de datele clientului sa fie umplute automat. 

O integrare completa inseamna ca angajatii vostri nu sunt niciodata nevoiti sa caute date intr-o aplicatie, si sa le scrie in cealalta. O integrare buna este una pe care nici tu, nici angajatii tai nu o observati. 

2. Complexitatea Procesului

La fel ca un briceag multifunctional, un sistem de content management poate face mai multe, sau mai putine, mai complexe, sau mai simple. Daca vreti doar sa aveti o aplicatie in care sa fie stocate toate contractele si sa fie usor de gasit, un sistem simplu de document management poate fi solutia. Daca doriti sa automatizati fluxurile de compunere a contractelor, atunci va fi nevoie de ceva cu capabilitati de automatizare, un ECM sau o platforma de content services

Daca datele pe baza carora lucrati vin intr-o gama limitata de formate, atunci un sistem simplu poate fi configurat, in limita capabilitatilor sale, sa indeplineasca nevoile voastre. Daca datele vin in diverse forme, din diverse surse, iar procesele variaza in functie de tip, atunci se poate sa trebuiasca sa va uitati la un sistem mai configurabil si capabil

Ceva top-of-the-shelf de contract management este usor si rapid de implementat, dar limitat in zona de customizare. Daca aveti nevoi simple si nu exista o perspectiva de extindere in alte departamente, asta ar fi varianta short-term. Daca doriti sa fiti siguri ca solutia va indelpini nevoile voastre, o solutie top-of-the-shelf de content services ar putea fi varianta mai buna. Si aici nu vorbim inca de perspectiva de viitor. 

3. Perspectiva de Viitor

Da, astazi contract management-ul este pain-point-ul organizational. Dar maine trebuie automatizat si fluxul de onboarding, poate si fluxul de aprobare al facturilor. Sunt sanse ca poimaine sa fie nevoie de un sistem care sa gestioneze continutul si procesele ce il au la baza in alte departamente, pe alte procese. 

Intrebarea este: vreau sa implementez de azi un sistem care imi poate servi aceste nevoi maine, sau vreau sa implementez azi un sistem, sa il invat, sa il folosesc, si maine altul, sa il invat, sa il folosesc?

Daca raspunsul este cel dintai, atunci merita aleasa o platforma de content services scalabila, configurabila, care poate automatiza, digitaliza si ordona orice are la baza continut (documente, mail-uri, calendare, informatii, date structurate) in organizatie. O astfel de solutie poate fi astazi implementata doar pe zona de Contract Management, iar peste un an poate fi configurat un nou modul pentru…facturi sau…management-ul daunelor la asigurari sau….aprobarea creditelor sau….gestiunea certificatelor de conformitate la produse sau….v-ati prins deja, orice va trece prin cap. 

Noi avem multe povesti de succes ale clientilor nostri care au inceput cu ceva de acest gen, iar apoi, in timp, au extins solutia astfel incat sa le acopere o gama vasta de nevoi. Dupa ani de zile de extinderi sistematice, se bucura ca au ales de la inceput un sistem scalabil si puternic, si stim ca se vor bucura in continuare pe masura ce descopera noi nevoi, si noi functionalitati care sa le adreseze. 

Concluzie 

Evident ca fiecare produs relevant trebuie explorat astfel incat sa il gasiti pe cel care va indeplineste nevoile si se incadreaza in bugetul vostru. Va recomandam sa incepeti cu Gartner, cel mai mare analist de solutii IT global, care va poate ghida catre sistemele care stau in varful pietei.

Hai sa discutăm!