3 Feluri in Care RPA si Content Management Iti Pot Transforma Organizatia (in bine!)

Afla cum RPA si ECM pot reduce costurile proceselor de suport.

In orice organizatie exista doua tipuri de activitati: cele care genereaza valoare si cele suport. Pentru a maximiza profitabilitatea si succesul companiei pe piata, trebuie sa aveti capacitatea de a directiona cat mai multe resurse catre activitatile generatoare de valoare pentru clienti, si cat mai putine pentru a le indeplini pe cele suport (care sunt necesare). 

Activitatile suport au tot timpul trei componente: informatii, documente, si procese. Daca gasim un mijloc prin care putem gestiona toate aceste componente, automat majoritatea proceselor ‘suport’ devin floare la ureche. Aici intervine parteneriatul exceptional dintre solutiile de Robotic Process Automation (RPA) si cele de Document Management (DMS sau ECM)

Pentru a muta informatii este nevoie de informatii si de cineva care sa le mute

Informatiile sunt la sistemul de Content Management (ECM), bine organizate, usor de gasit. Sunt acolo sub forma de documente sau in baze de date structurate. 

Cine le muta? Robotii RPA. Ei au instructiunile pentru a prelua informatii dintr-un loc, fie ca este mail, un alt sistem necesar, sau inserate direct de catre un angajat, a le verifica si a le plasa acolo unde este nevoie de ele trecand prin toti pasii necesari.

Sistemul de Document Management sau Content Management stocheaza inteligent informatia, si RPA-ul o duce acolo unde trebuie, cand trebuie. In felul asta organizatiile pot reduce timpul si costul in man-hours al proceselor cheie de suport cu pana la 90%.

Un exemplu este o procesul de eliminare a datelor unui client conform normelor GDPR. Angajatul alege stergerea lor din OnBase, si RPA-ul automat cauta si in celelalte sisteme organizationale pentru a asigura acuratetea necesara. 

RPA este podul ce poate conecta solutia ECM de orice altceva

Solutiile ECM de top se pot integra cu usurinta cu majoritatea marilor platforme sau portaluri folosite in piata. Cu toate astea, in business ne intalnim des cu sisteme proprietare, dezvoltate custom, unde integrarea poate fi mai dificila. Aici intervine RPA. In loc sa incercam sa creem un tunel ‘subteran’ intre cele doua sisteme, cu RPA putem face un pod ‘suprateran’ pe UI care asigura transferul corespunzator de informatii. Timpul de implementare este redus drastic, se castiga flexibilitate si se asigura robustetea solutiei in acest fel. 

Un simplu exemplu este o solutie achizitii prin licitatie. In loc sa trebuiasca sa fie construit un portal complex cu integrare intre solutii, se poate face un portal web simplu pentru furnizori si robotii pot prelua informatia de acolo si o insera in sistemul de ECM fara integrari aditionale custom. 

Gata cu fragmentarea! O singura platforma, toate nevoile. 

In momentul in care un sistem ECM este completat cu RPA sau vice-versa, sinergia obtinuta permite ca acest cuplu capabil sa indeplineasca toate nevoile digitale ale organizatiei. RPA-ul are un sistem centralizat care gestioneaza procesele standardizate si asigura ordonarea informatiei si task-urilor, iar ECM-ul are robotii inteligenti care pot lua informatia si o duce oriunde cu usurinta. RPA-ul imbunateste integrarile ECM-ului, captura documentelor, si interactiunea dintre sistem, angajati, furnizori si clienti. ECM-ul ii ofera RPA-ului tabla de joc, asigurand un spatiu digital organizational curat, ordonat, unitar si salvand compania de fragmentarea multor sisteme

Un exemplu ar fi gestiunea facturilor. Robotii pot verifica portalul furnizorilor sau mail-ul, si adauga automat facturile primite in OnBase, unde sunt organizate inteligent. Inainte de asta, robotelul poate verifica datele din factura cu detaliile de order din ERP. Automat, RPA-ul marcheaza factura drept fiind validata cu ERP inainte ca OnBase sa o stocheze definitiv. 

Impreuna, RPA si ECM pot salva organizatia mii de man-hours lunar. Angajatii se pot concentra acolo unde chiar pot adauga valoare, si aceste ‘procesele’ minore, dar care consuma enorm de mult timp pot fi preluate de noile sisteme digitale. Organizatia capata deci, un buget mai mare pentru activitatile generatoare de valoare. Cele suport sunt indeplinite cu succes in fundal de sisteme. 

Descopera OnBase si Hyland RPA.

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!