1-Step Paperless!

Organizatia paperless, in care toate documentele si informatiile circula digital, cu trasabilitate, intr-un singur sistem pare a fi un ideal indepartat pentru multe companii.

Noi suntem aici sa va spunem ca nu trebuie sa fie, ca exista un mod de a deveni organizatia paperless intr-un singur pas simplu si eficient!

Cele 4 Ingrediente ale Solutiei 1-Step Paperless

Registratura

Primul pas este ca orice document, orice solicitare care intra in organizatie, fie ca este pe mail sau fizic, sa fie inserat intr-un singur sistem, indexat inteligent, cu metadate pentru a fi usor de gasit. Documentul fizic (in cazul in care exista) poate fi imediat pus in arhiva fizica conform legislatiei in vigoare, si orice proces sau modificare se poate face pe documentul digital. 

Fluxul

Organizatia trebuie sa indeplineasca diverse proceduri in baza documentelor. Ele trebuie semnate, avizate, completate, modificate, iar solicitarile facute in baza lor trebuie indeplinite. Documentul trebuie sa poata circula digital la fiecare angajat responsabil din procedura, iar acesta trebuie sa isi poata indeplini sarcinile tot in varianta digitala. 

Arhiva

Toate documentele trebuie sa fie ordonate si usor de gasit. Documentele relationate trebuie conexate in sistem, astfel incat la accesarea unui document sa apara automat si cele afiliate. Documentele din arhiva fizica trebuie sa fie usor de gasit, iar sistemul trebuie sa integreze masuri de gestiune a arhivei conform legislatiei (notificare de expirare si distrugere a documentului fizic si digital). 

Fluxuri Demarate Intern

Registratura gestioneaza orice document extern ce intra in organizatie, dar cum ramane cu documentele interne, cu procesele demarate de catre angajati? Orice angajat cu acces in sistem trebuie sa aiba liberatatea de a genera o solicitare, selecta tipul ei si incarca documentele necesare. Solicitarea respectiva trebuie apoi trimisa pe flux conform proceselor interne. 

Un Singur Sistem Accesibil si Usor de Implementat 

In general, abordarea de digitalizare a fluxurilor de documente implica definirea unor proceduri standardizate, astfel incat odata ce un document este inserat in sistem, aplicatia gestioneaza calea pe care acesta o parcurge in organizatie. 

Acest lucru necesita un timp indelungat de implementare deoarece orice proces trebuie definit clar, cu toate exceptiile de rigoare, si in anumite cazuri poate incetini organizatia generand frictiune. 

 

De crearea si gestiunea contractelor, la solicitarile de suport ale clientilor sau notelor interne, la procedurile de verificare pentru onboarding de angajati, sistemul poate rezolva orice proces ce implica circulatia informatiei prin organizatie. 

 

Sistemul Matricia 1-Step Paperless elimina aceasta necesitate: procesele nu sunt definite, fiecare angajat stie cui trebuie sa trimita documentul in functie de tip odata ce si-a indeplinit sarcinile pe el. Pana la implementarea sistemului, angajatii faceau acelasi lucru, doar ca pe mail, fara trasabilitate, invartind zeci de versiuni diferite ale aceluiasi document in zece calculatoare diferite. Cu OnBase, documentele sunt la un loc, se lucreaza pe o singura versiune, cea din OnBase, si exista trasabilitate clara la nivelul sarcinilor pentru fiecare angajat si a documentelor in lucru la nivel organizational. 

Sistemul accepta orice document, fie ca vine pe mail digital sau ca este scanat fizic. Registratorul sau cel ce face solicitarea insereaza metadatele documentului, clasa si tipul, astfel incat acesta sa fie usor de gasit in sistem. Documentul fizic poate fi arhivat imediat. Apoi, documentul digital poate fi trimis catre urmatoarea persoana de pe flux digital, aceasta fiind selectata din meniu. 

Fiecare angajat are o lista de sarcini in asteptare si este notificat cand un document sau o solicitare este primita. Se pot insera functii de reminder pentru cele care asteapta de mult timp. 

Informatia este raspandita in organizatie, si OnBase va poate ajuta sa o aduceti la un loc, ordonata, cu trasabilitate si istoric, din orice sursa, pe orice proces. 1-Step Paperless este primul pas catre paperless organisation.

Toate Documentele la un Loc! 

Documentele sunt acum digitale, indexate si organizate inteligent pentru a fi usor de gasit. Ele pot fi cautate si accesate, avand toate informatiile, istoric complet al deciziilor si modificarilor, si toate celelalte documente afiliate intr-un singur meniu accesibil. 

Angajatii pot discuta pe chat-ul documentelor nemaifiind nevoie de mail-uri pentru procesele interne.

OnBase devine platforma ECM pe care circula si se afla documentele, iar angajatii sunt cei care stiu catre cine trebuie sa mearga fiecare document. Nu au posibilitatea de a uita de ele deoarece sistemul le va aminti si le va prezenta întotdeauna lista de sarcini in asteptare. 

Procesele Interne cu Autor

Oricand un proces este demarat, poate fi atribuit un responsabil pe o anumita solicitare. Acel responsabil are o lista in sistem cu toate solicitarile pe care le gestioneaza care nu au fost finalizate, si poate vedea unde se afla fiecare. In felul acesta o persoana supervizeaza indeplinirea solicitarii, aminitind colegilor cand este nevoie sa grabeasca un anumit proces si creand un simt de responsabilitate asupra fiecarei solicitari

Orice Proces

De crearea si gestiunea contractelor, la solicitarile de suport ale clientilor sau notelor interne, la procedurile de verificare pentru onboarding de angajati, sistemul poate rezolva orice proces ce implica circulatia informatiei prin organizatie. 

Pasul Urmator? 

Sistemul 1-Step Paperless poate deveni nucleul informatiei din organizatie. Odata implementat, el poate fi augmentat in mai multe feluri:

  • Structurarea si definirea unor procese standardizate pentru cresterea eficientei si eliminarea riscului de eroare. Exemple: Contracts Management, Acquisition Management with Vendor Review and Budgeting, Loan Approval Flows, Account Payable Automation, Insurance Claims Processing etc. 
  • Configurarea aplicatiilor dedicate pentru anumite tipuri de informatii ce necesita o structura de organizare particulara si procese specifice. Exemple: HR Management cu functionalitati precum gestiunea concediilor, a orelor billable si overtime, portal de compliance pentru angajati si flux de onboarding; PPE Management cu toate documentele afiliate, task-uri si date de expirare pentru asigurari, revizii, ITP, etc.; Gestiunea Pacientilor in Spitale cu functie de programare, dosar pacient, trimiteri si rezultate analize si imagistica; Multe Altele! 

 

Informatia este raspandita in organizatie, si OnBase va poate ajuta sa o aduceti la un loc, ordonata, cu trasabilitate si istoric, din orice sursa, pe orice proces. 1-Step Paperless este primul pas catre paperless organisation. De aici, posibilitatile sunt infinite. 

Acesta este avantajul unei platforme ECM configurabila low-code: flexibilitatea de a face totul in ritmul organizatiei, de a avea o solutie ce se potriveste perfect pe nevoile companiei la fiecare moment al existentei sale. 

Va stam la dispozitie pentru orice intrebare!

Hai sa discutăm!
Hai sa discutăm!