In ultima vreme managementul contractelor s-a dovedit a fi o componenta importanta pentru cresterea performantei, minimizarea riscului si respectarea reglemetarilor din industrie.

Multe companii nu realizeaza cat de vital este managementul contractelor pentru afacere chiar daca acest proces este intalnit in intreaga intreprindere de la vanzari si marketing pana la achizitii si resurse umane. Un studiu realizat in USA de catre Asociatia Internationala pentru Administrarea Contractuala si Comerciala (IACCM) a determinat ca managementul de contracte necorespunzator poate afecta cifra de afaceri cu pana la 9%.

Ce duce la un proces ineficient de gestionare de contracte? Procesele manuale, o vizibilitate insuficienta asupra sarcinilor si a pasilor de urmat, lipsa de control si absenta standardizarii complica si mai mult acest protocol deja dificil.

Asadar, cum pot departamentele juridice si administratorii de contracte sa gestioneze eficient toate aceste componente aflate in continua schimbare? Acesta a fost subiectul principal de discutie intr-un webinar cu IACCM si Sherry Odle, manager general de contracte la Hyland, creatorul Onbase.

Iata cinci moduri prin care putem  imbunatati procesul de gestionare a contractelor.

  1. Un depozit de date unic

Lipsa de infomatii si accesul greoi  sunt doua probleme comune si recurente care conduc catre negocieri, evaluari si aprobari gresit administrate atunci cand vorbim de gestionarea contractelor. Deseori contractele si documentele conexe sunt depozitate in locatii diferite: fisiere stocate pe servere, in dulapuri, casute de email, etc..  Acest lucru impiedica utilizatorii sa aiba o perspectiva completa asupra informatiilor.

Stocarea informatiilor din contracte intr-o baza de date centrala creste transparenta, securitatea si accesibilitatea procesului de gestionare a contractelor. Cele mai bune solutii contin optiuni flexibile de securitate care permit personalizarea accesului individual la informatii ducand la crearea unui proces de cautare si extragere facil. Cercetarile realizate de Aberdeen Group arata ca exista o probabilitate de 75% ca in intreprinderile de top sa existe o baza de date de contracte usor de explorat si care contine mai mult de 75% dintre contractele existente.

  1. Stabilirea unor reglementari pentru contracte

Multe companii folosesc un proces de gestionare si creare a contractelor lipsit de standardizare si reglementari. In lipsa unui program de control echilibrat nu exista certitudinea ca angajatii folosesc versiunile corespunzatoare ale contractelor. Acest lucru poate reprezenta un risc pentru intreprinderi. Atunci cand procesele nu sunt standardizate departamentul juridic poate intampina dificultati in indeplinirea sarcinilor.

Odata cu implementarea reglementarilor apare siguranta ca angajatii intocmesc contracte corespunzatoare si ca negocierile pot fi urmarite si administrate la fiecare pas. Cele mai bune solutii permit crearea unui model de contract de referinta si restrictionarea accesului in functie de departamente (de ex. departamentul juridic).

Standardizarea rapoartelor de lucru este inca o componenta care ajuta urmarirea si administrarea proceselor dupa ce un contract este semnat. Stocarea documentelor conexe alaturi de contractul original garanteaza ca informatiile importante nu sunt scapate din vedere.

Cu o solutie automatizata de gestionare a contractelor termenii negociati pot sa porneasca orice proces ulterior semnarii contractului, chiar si in alte sectoare ale intreprinderii. De exemplu in cazul in care se aproba o clauza de respingere dupa semnarea unui contract, administratorul de contracte va fi notificat sa contacteze departamentul raspunzator.

  1. Automatizare, automatizare, automatizare.

Sarcinile manuale, timpul pierdut cu asteptarea semnaturilor si schimbarea regulilor de aprobare creaza in mod frecvent impasuri si prelungesc ciclul proiectelor. Procesele ineficiente pot supraincara departamentul juridic cu cereri neadecvate care obliga angajatii calificati sa petreaca timp cautand informatii in loc sa se ocupe de sarcini mai substantiale.

Potrivit cercetarilor Aberdeen Group companiile de top au automatizat fiecare pas din procesul de management de contracte. Automatizarea componentelor cheie din procesul de gestionare a contractelor ajuta la evitarea erorilor care se intampla atunci cand partenerii au o perspectiva limitata sau chiar nula asupra cerintelor si modului de planificare din cadrul procesului de managemet de contracte.

Solutiile de gestionare specifice fiecarui caz in parte sunt ideale deoarece acestea sustin standardizarea cererilor, proceselor de aprobare, instiintarilor proactive si a distributiei sarcinilor in functie de indiciile contractuale. Solutiile de succes sustin colaborarea si includ avantaje precum posibilitatea de a consulta, adresa si urmari orice intrebari sau conversatii ale angajatilor referitoare la fiecare contract.

  1. Validarea electronica

Aprobarea si semnarea contractelor sunt doua procese care prezinta dezavantaje din punct de vedere al timpului si al securitatii. In multe cazuri membrii departamentelor juridice petrec ore in sir comparand cuvant cu cuvant copiile trimise prin posta, fax sau e-mail cu contractele originale fara a dispune de o metoda facila de validare a semnaturilor. Acest proces este cumplit mai ales la sfarsitul lunii cand departamentele de vanzari si contabilitate trebuie sa astepte incheierea acestor evaluari pentru a putea procesa livrarea comenzilor.

Eficienta si securitatea validarii contractelor poate fi imbunatatita prin integrarea semnaturilor electronice si a celor stocate in cloud cu solutia de management a contractelor. Aceste aplicatii fac posibila procesarea contractelor intr-un mod sigur, cursiv si dau posibilitatea managerilor sa aprobe documentele direct de pe telefonul mobil. Odata semnate contractele sunt trimise automat catre persoana corespunzatoare, eliminand blocajele.

  1. Urmarirea proactiva a reinnoirilor si a scadentelor

Potrivit cercetarilor Aberedeen Group in fiecare an companiile de top reinnoiesc 56% dintre contracte si renegociaza 49%, de doua ori mai mult decat celelalte companii. Din pacate multe dintre departamentele juridice ale intreprinderilor folosesc un proces manual de urmarire a scadentelor contractuale, cu ajutorul unor tabele ineficiente, din care nu reies intotdeauna cele mai curente actualizari.

In general vizibilitatea limitata asupra cerintelor, sarcinilor si obligatiilor contractuale  duc la depasirea teremenilor si la pierderea oportunitatilor de renegociere.

O solutie eficienta de gestionare a contractelor ajuta la imbunatarirea vizibilitatii prin urmariea automata a scadentelor contractelor si notificarea din timp a administratorilor. Aceste solutii genereaza rapoarte astfel incat directorii pot urmari cu precizie in ce etapa se afla fiecare contract.

 

Solutiile individualizate ajuta membrii departamentelor juridice sa sporeasca eficienta, transparenta si controlul prin gestionarea intregului proces de management de contracte asemenea unui „proiect” sau unui „caz”.

De altfel, aceeasi metoda este abordata si de cei de la Hyland unde timpul de semnare a fost redus si unde mai mult de 98% dintre contracte din 2015 au fost livrate la timp.